人事システムの乱立がデータ活用を妨げる典型例

前回は、勤怠データと評価データがつながらないことで起きる設計ミスを取り上げました。今回はその一段上の話として、人事システムそのものが社内で乱立してしまい、データ活用がそもそも難しくなっている会社のパターンを整理します。

「勤怠管理はA社のシステム、給与計算はB社、採用管理はC社、評価制度はD社のシステムを使っている」というように、目的別に最適なシステムを個別導入してきた結果、気づけば5つも6つもの人事システムが社内に存在している、という会社は珍しくありません。

なぜ人事システムは乱立しやすいのか
システム乱立がデータ活用を妨げる2つの典型パターン
「とりあえず連携ツールを入れる」では解決しない理由
会社側にとっての人事システム乱立のリスク
システムを整理する前に確認しておきたいポイント
従業員・人事それぞれができること
1. 従業員側から考えられるアクション
2. 人事側から考えられること
さいごに
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なぜ人事システムは乱立しやすいのか

人事システムが乱立する背景には、各システムが導入された時期や担当部署が異なるという事情があります。採用管理システムは採用チームが、勤怠システムは労務チームが、評価システムは人事企画チームが、それぞれ自分たちの業務に最適なツールを個別に選定してきた結果、全社で統一されたシステム基盤という発想が後回しになります。

それぞれの選定自体は、当時の業務要件に対しては合理的な判断だったケースが多く、誰か一人の判断ミスというよりは、部署ごとの最適化が積み重なった結果として乱立が起きている、というのが実情に近い見方です。

システム乱立がデータ活用を妨げる2つの典型パターン

人事システムが乱立した状態でデータ活用を試みると、実務では大きく2つのパターンで行き詰まります。

パターン1: 同じ社員データを複数システムに別々に入力し直しているケース

採用管理システムで管理していた候補者情報を、内定後に勤怠システムや給与システムへ手作業で再入力する、というケースです。システム間でデータが連携されていないため、入社時の基本情報を3つ、4つのシステムにそれぞれ手入力する手間が発生し、入力ミスや表記のズレ(部署名の略称が違う、雇用形態の区分が違う等)が積み重なっていきます。

パターン2: 全社の人事データを分析しようとして、どこにも揃ったデータがないと気づくケース

経営層から「離職率と評価の関係を分析してほしい」といった依頼が来た際に、評価データは評価システム、退職データは勤怠・労務システム、それぞれ別の場所にあり、社員IDの形式も統一されていないため、分析の前段階としてデータを手作業で突き合わせる作業に多くの時間を費やすことになります。分析そのものよりも、データを集める作業の方が時間がかかるという状態です。