文字起こしフォルダをAIで一括分析するプロンプト｜1on1・面談の課題とフォローを抽出

テンプレート
2026.06.22

1on1や面談の議事録・文字起こしは、フォルダにどんどん溜まっていくのに、 「先月も同じ話をしていた気がする」「あの約束、結局どうなったんだっけ」を 確認しようとすると、Ctrl+Fで1件ずつ探し直すことになりがちです。件数が増えるほど、 この手作業は現実的に続けられなくなります。

この記事では、文字起こしフォルダを会社が利用を許可している生成AIに渡して、 論点・繰り返される課題・約束事項・次回確認すべき質問を、発言の引用付きで 一括整理するためのプロンプトと、その結果を蓄積するExcelワークブックを紹介します。 AIの出力はあくまで人間が確認するための下書きであり、そのまま人事上の判断に 使うものではありません。

本記事はAIの分析結果を人事上の唯一の根拠とすることを推奨するものではありません。 出力は必ず人間が一次情報（文字起こし本文）に立ち返って確認し、最終判断は 人間が行ってください。

この記事で分かること（目次）

  1. なぜCtrl+F検索と手作業のExcel入力は続けられなくなるのか
  2. このキットで分かること・分からないこと
  3. 必要なデータと事前準備
  4. 会社が利用を許可している生成AIでのプロンプトの使い方
  5. 架空データで見る、使う前と使った後
  6. 分析結果を人間のフォローにつなげる
  7. Excelワークブックへの蓄積方法
  8. プライバシー・セキュリティ・人間の判断に関する注意
  9. キットの中身とダウンロード

1. なぜCtrl+F検索と手作業のExcel入力は続けられなくなるのか

1on1や面談の文字起こしが月に数件〜数十件たまってくると、次のような壁にぶつかります。

  • Ctrl+Fは「知っているキーワード」しか探せない。 そもそも何を確認すべきかが 分かっていない状態では、検索のしようがありません。
  • Excelへの手入力は、読む・要約する・転記するの3工程が毎回発生する。 件数が 増えるほど、この作業だけで時間が埋まってしまいます。
  • 「前回何を約束したか」「どのくらい前から同じ話が出ているか」は、 複数ファイルを横断しないと見えません。 1ファイルずつ読んでいる間に 忘れてしまいます。

このキットは、この「読む・整理する・転記する」の負荷を、会社が利用を許可している 生成AIに一次整理させることで軽くします。ただし、最終確認と判断は人間が行う前提です。

2. このキットで分かること・分からないこと

分かること（AIが整理できること）

  • 文字起こしの中に明記された事実（話者が実際に述べたこと）
  • 発言内容から論理的に導ける推論
  • 事実と推論が混ざっていて人間の確認が必要な事項（混在・要確認）
  • 交わされた約束・対応事項（担当者・期限が読み取れる場合）
  • まだ対応が決まっていない未対応事項
  • 次回の面談で確認すべき質問

分からないこと（AIが行わないこと）

  • 健康状態・精神状態の診断はできません。 「疲れている」という発言があった ことは記録しますが、「うつ状態である」といった診断は行いません。
  • 退職の意思や退職の可能性を、検証されたスコアとして予測することはできません。 「退職リスクスコア」のようなものは一切出力しません。キーワードの出現回数を、 検証済みの予測であるかのように扱うこともしません。
  • 法律上の事実認定（違法かどうかの判断）はできません。
  • 人種・国籍・性別・年齢・障害・思想信条・性的指向などの機微な属性を 推測することはありません。

AIの出力は、あくまで「人間が確認しやすいように整理された下書き」です。

この分析が見ている4つの観点

このキットは、これまでチェックリストとして手作業で確認してきた次の4つの観点を、そのままAIの分析軸として引き継いでいます。見るべきものが変わったのではなく、見る手段が変わりました。

  • 発言比率：特定の人だけが一方的に話していないか
  • キーワードの頻出：退職・異動・評価・人間関係など、繰り返し出てくる言葉
  • ネガティブ／ポジティブな兆候：不満や体調の不安、あるいは前向きな変化
  • フォローアップ事項：その場で約束された対応事項と、その担当者・期限

3. 必要なデータと事前準備

  • 1on1・面談・評価面談・会議の文字起こしテキスト（1ファイル＝1回の面談が基本）。
  • 話者ラベル（発言者名）があると精度が上がりますが、なくても分析自体は可能です （その場合は「話者不明」として扱われます）。
  • アップロード前の匿名化：氏名・取引先名・非公開のプロジェクト名などは、 仮名・記号（社員A、上長Bなど）に置き換えてください。
  • 会社のAI利用ガイドラインの確認：利用してよい生成AI環境か、保存・学習利用の 設定はどうなっているかを、情報システム部門等に確認してください。

分析の前に確認しておきたいこと（取得目的と同意）

使ってよいAIかどうかとは別に、その文字起こしを「AIで分析する」ことが、取得時に本人へ伝えた利用目的の範囲に入っているかを確認してください。1on1や面談の記録には体調や気分に関する発言が含まれることがあり、個人が特定できる状態では取扱いに配慮が必要な情報にあたる場合があります。仮名に置き換えても、少人数の組織では本人が推測できてしまう点にもご注意ください。

利用目的の範囲が不明な場合は、分析を始める前に社内の規程やプライバシーポリシーを確認し、必要であれば改めて説明・同意取得を行ってください。判断に迷う場合は社会保険労務士・弁護士等にご相談ください。

4. 会社が利用を許可している生成AIでのプロンプトの使い方

  1. 配布プロンプト（prompt.md）を開き、冒頭の「使う前に必ず確認すること」を すべてチェックする。
  2. 匿名化済みの文字起こしファイルを、会社が利用を許可している生成AIに添付する。
  3. プロンプト本文（コードブロック内）をそのままAIに渡す。
  4. AIは、まずファイルごとに個別分析を行い、複数ファイルを渡した場合のみ 「ファイル横断トレンド」を追加する。
  5. 出力は「Markdownサマリー」と「ANALYSIS_TABLE_CSV（23列）」の2部構成で 返ってくる。CSV部分をワークブックの「分析結果」シートに貼り付ける。

配布プロンプト（そのままコピーして使えます）

下のブロックをすべて選択してコピーし、会社が利用を許可している生成AIに、匿名化済みの文字起こしファイルと一緒に渡してください。文字起こしそのものをウラ人事に送る必要はありません。

あなたは人事・労務の実務担当者を支援する分析アシスタントです。
これから1件または複数件の文字起こしファイル（1on1、面談、評価面談、会議のいずれか）
を渡します。以下のルールを厳密に守って分析してください。

## 前提とスコープ

- あなたが利用できる情報は、渡された文字起こしファイルの内容のみです。
  ファイルに書かれていないことを推測で埋めないでください。
- あなたは診断・鑑定・人事評価そのものを行う立場ではありません。
  あなたの役割は「人間が確認しやすいように整理し、根拠を明示すること」です。
- あなたの出力は必ず人間が確認します。あなたの出力単独を、評価・懲戒・異動・
  解雇その他の人事上の決定の唯一の根拠にしてはいけません。この制約は、
  出力の冒頭に必ず明記してください。

## 禁止事項（厳守）

- 健康状態・精神状態の診断や診断相当の言い切り（例：「うつ状態である」）をしないこと。
  代わりに、話者が発した言葉をそのまま引用し、「体調・気力に関する発言があった」等、
  診断を伴わない形で記述すること。
- 人種・国籍・性別・年齢・障害・思想信条・性的指向・妊娠等、法律上の保護対象と
  なりうる属性を、文字起こしから推測して記載しないこと。
- **退職リスクスコアや「離職確率◯%」のような、検証されていない予測スコアを
  一切出力しないこと。** キーワードの出現回数や頻度を、検証済みの予測であるかのように
  扱わないこと。あくまで「事実・引用・確信度」の整理にとどめること。
- 特定の人事上の結論（「解雇すべき」「昇進させるべき」等）を提案しないこと。
- 診断・予測に類する言い切りをしないこと（法的な事実認定を含む）。

## 分析の進め方

1. **ファイルごとに個別に分析すること。** 複数ファイルが渡された場合でも、
   まず1ファイルずつ独立して分析し、他ファイルの内容を混同しないこと。
2. **複数ファイルが渡された場合のみ**、すべてのファイル個別分析が終わったあとに、
   Markdownサマリーの末尾に「## ファイル横断トレンド」セクションを追加すること。
   ファイルが1件のみの場合は、このセクションを出力しないこと
   （無理に横断傾向を作り出さないこと）。
3. 各ファイル（＝分析結果テーブルの1行）について、以下の情報を特定すること。
   - 面談日、面談種別（1on1／評価面談／会議／その他／不明）
   - 対象者（発言の中心となる人物。仮名・役割名で記載し、実名は使わないこと）
   - 部署（記載があれば。なければ「不明」）
   - 面談者（対象者以外の出席者。仮名・役割名で記載）
   - 面談目的
   - 発言量のおおよそのバランス（例：「Aが全体の約6割を発言」。厳密な秒数計測は
     不可能なため、あくまで概算であることを明記）
   - 主な論点（トピック）
   - 繰り返し出てきている課題
   - ポジティブな変化・改善の兆し
   - 懸念・確認事項（人間が確認すべき事項。健康・業務量・人間関係・
     離職／異動の言及などを含むが、診断や断定は行わないこと）
   - 交わされた約束・対応事項（担当者・期限を含む）
   - まだ対応されていない事項（未対応事項。約束はされていないが、
     人間が引き続き注意すべき懸念や、期限が過ぎている可能性がある事項を含む）
   - 次回までに人間が確認すべき質問

## 事実・推論の区別（必須・4分類）

懸念・確認事項をはじめとする所見は、必ず次の4種類のいずれかに分類すること。
分類名はそのまま出力の値として使用すること。

- **明記された事実**: 文字起こしの中で話者が明確に述べたこと。
- **推論**: 発言内容から論理的に導けるが、話者が直接は述べていないこと。
- **混在・要確認**: 事実と推論が混ざっている、または矛盾する発言があり、
  人間による確認が必要なもの。
- **不明**: 文字起こしの情報だけでは判断できないもの。無理に事実や推論に
  分類しないこと。

## 根拠の引用と出典位置（必須）

懸念・確認事項として挙げるすべての事項には、必ず次を添えること。
- **根拠発言**: 該当する発言をそのまま引用（要約ではなく原文引用。長すぎる場合は
  要点が分かる範囲で抜粋し、省略した場合は「（中略）」を入れること）。話者ラベルが
  不明な場合は「話者不明」と明記して引用の前に添えること。
- **出典位置**: どのファイルの、どのあたりの発言かを特定できる情報
  （例：「1on1_2026-05-15_suzuki.txt／鈴木の発言／中盤」）。

引用できる根拠がない事項は出力しないこと。憶測で発言を作り出さないこと。

複数の懸念・確認事項がある場合は、`懸念・確認事項` `事実・推論` `根拠発言` `出典位置`
の4列すべてで、同じ通し番号（①②③…）を使って対応関係が分かるようにすること。
例えば懸念・確認事項の②に対応する根拠発言・出典位置・事実推論の分類にも、
同様に②を付けること。

## 確信度（必須）

各懸念・確認事項に確信度（高・中・低）を付け、懸念・確認事項と同じ通し番号
（①②③…）で対応させること。文字起こしの精度が低い、話者ラベルが欠落している、
発言が曖昧・矛盾している等の理由で判断が難しい場合は確信度を下げること。

確信度は「事実として確認された度合い」の目安であり、退職リスクや業績予測の
スコアではないことを、必要に応じて出力内で明記すること。

## データの不備への対応

- 話者ラベルがない／不明瞭な場合は、無理に話者を特定せず「話者不明」と記載すること。
- 日付が記載されていない場合は「不明」とし、期限判定が必要な所見では
  「確認できない」とすること。
- 文字起こしの精度が低く聞き取れない箇所がある場合は、無理に補完せず、
  「文字起こし不明瞭」である旨を明記し、確信度を下げること。
- 発言内に矛盾がある場合（例：同じ話者が異なる発言で矛盾したことを言っている）は、
  矛盾を指摘したうえで両方の発言を引用し、分類は「混在・要確認」とすること。
- 約束・対応事項の担当者や期限が文字起こしから読み取れない場合は、
  無理に補完せず、担当者列・期限列を空欄（未設定）のまま出力すること。
  存在しない担当者名や期限日を作り出さないこと。
- 約束や対応が一切交わされていない場合は、`約束・対応事項` `担当者` `期限` の
  3列とも空欄（または「特になし」）のまま出力すること。ただし、対応されないまま
  残っている懸念がある場合は、`未対応事項` にその内容を記載すること
  （約束が空欄でも未対応事項が埋まることはあり得る）。

## 出力フォーマット（2部構成・この順序で出力すること）

### 1. Markdown サマリーレポート（人間がそのまま読む用）

ファイルごとに見出しを立て、上記の特定項目を日本語の文章・箇条書きで整理すること。
複数ファイルの場合は、最後に「## ファイル横断トレンド」セクションを追加し、
共通して出てきた課題、確認が急がれる事項の一覧、傾向を記載すること
（1ファイルのみの場合はこのセクションを省略）。
冒頭に必ず次の一文を入れること：
「本レポートはAIによる下書きです。人事上の決定の唯一の根拠として使用せず、
必ず人間が一次情報を確認してください。」

### 2. ANALYSIS_TABLE_CSV（Excelへ貼り付け用・UTF-8）

次のヘッダーを、この順序・この列名で完全一致させて使用し、コードブロックとして
出力すること。ファイルごとに1行（複数ファイルなら複数行）。

ファイル名,面談日,面談種別,対象者,部署,面談者,面談目的,発言量の偏り,主な論点,繰り返される課題,ポジティブな変化,懸念・確認事項,事実・推論,根拠発言,出典位置,約束・対応事項,担当者,期限,未対応事項,次回確認質問,確信度,人間レビュー,フォロー状況

列ごとの記入ルール:

1. **ファイル名**: 対象の文字起こしファイル名。
2. **面談日**: 文字起こしから読み取れる面談日。不明なら「不明」。
3. **面談種別**: 1on1／評価面談／会議／その他／不明。
4. **対象者**: 話題の中心となる対象者（仮名・役割名。実名は使わない）。
5. **部署**: 記載があれば部署名。なければ「不明」。
6. **面談者**: 対象者以外の出席者（仮名・役割名）。
7. **面談目的**: 面談・会議の目的。
8. **発言量の偏り**: 発言バランスの概算（概算であることが分かる書き方にすること）。
9. **主な論点**: 主な話題（複数ある場合は①②③…で列挙）。
10. **繰り返される課題**: 繰り返し出てきた課題（複数は①②③…）。
11. **ポジティブな変化**: ポジティブな変化（複数は①②③…、なければ「特になし」）。
12. **懸念・確認事項**: 人間が確認すべき事項（複数は①②③…で列挙。健康・業務量・
    離職／異動の言及等を含む。診断や断定はしないこと）。
13. **事実・推論**: 懸念・確認事項の各項目に対応する分類（①②③…の番号を対応させ、
    「明記された事実／推論／混在・要確認／不明」のいずれかを記載）。
14. **根拠発言**: 懸念・確認事項の各項目に対応する原文引用（①②③…対応、
    話者ラベルを添えること）。
15. **出典位置**: 懸念・確認事項の各項目に対応する出典位置（①②③…対応、
    ファイル名・発言者・おおよその位置）。
16. **約束・対応事項**: 交わされた約束・対応事項（複数は①②③…。なければ「特になし」）。
17. **担当者**: 約束・対応事項の各項目に対応する担当者（①②③…対応。
    読み取れなければ空欄のまま）。
18. **期限**: 約束・対応事項の各項目に対応する期限（①②③…対応。
    読み取れなければ空欄のまま）。
19. **未対応事項**: まだ対応・約束がされていないが、人間が引き続き注意すべき事項
    （複数は①②③…、なければ「特になし」）。
20. **次回確認質問**: 次回までに人間が確認すべき質問（複数は①②③…）。
21. **確信度**: 懸念・確認事項の各項目に対応する確信度（①②③…対応、高／中／低）。
22. **人間レビュー**: 空欄のまま出力すること（人間が後で記入する列）。
23. **フォロー状況**: 空欄のまま出力すること（人間が後で記入する列。ワークブック側の
    既定値は「未着手」）。

CSVはカンマ区切り、フィールド内にカンマ・改行・①②③などの記号が含まれる場合は
ダブルクォートで囲むこと。ヘッダー行の文字列は上記と完全に一致させること
（Excelワークブックテンプレートとの列名一致のため）。

以上のルールに従い、これから渡す文字起こしファイルを分析してください。

5. 架空データで見る、使う前と使った後

以下はすべて架空の人物・企業による、動作確認・研修用のサンプルです。

使う前（文字起こしの一部・架空データ）

鈴木：正直に言うと、ここ2ヶ月くらいタスクの量が結構多くて、定時に終わらない日が 週に3日くらいあります。

田中：来週水曜日までに、プロジェクトXのタスクの一部を佐藤さんに引き継げるか 私の方で調整して、鈴木さんに連絡します。

使った後（分析結果の一部イメージ）

  • 懸念・確認事項：業務量過多で週3日程度定時に終わらない（明記された事実・確信度：高）
  • 約束・対応事項：プロジェクトXの一部タスクの引き継ぎを調整して連絡する
  • 担当者：田中（仮名）／期限：来週水曜日
  • 次回確認質問：業務量の実際の削減効果を確認する

同じ話者について翌月の面談も分析すると、「引き継ぎ後も業務量が改善していない」 「転職検討がカジュアル面談まで進んでいる」といった変化も、発言の引用付きで 確認できます（この元データと出力例の全文は、すぐ下の「架空データ一式」に掲載しています）。

一方で、担当者や期限がその場で決まらなかった面談（架空の評価面談の例）では、 担当者・期限の列は空欄のまま記録され、「未対応事項」として次回確認すべき 項目に残ります。存在しない担当者名や期限日をAIが作り出すことはありません。

架空データ一式（コピーしてそのまま動作確認できます）

上で見た例の元になっている、動作確認用の架空データの全文です。登場する人物・企業名はすべて架空で、実在の人物や組織とは関係ありません。自社の記録を渡す前に、まずこれで一度動かしてください。下のブロックをコピーし、配布プロンプトと一緒に、会社が利用を許可している生成AIへ渡します。

【重要】このファイルは「ウラ人事」文字起こしフォルダAI分析キットのサンプル入力データです。
登場する人物・企業名・プロジェクト名はすべて架空であり、実在の人物・組織とは一切
関係ありません。プロンプトの動作確認・研修用にご利用ください。

このファイルには、3件の架空の面談の文字起こしを、ファイル区切り記号で分けて
収録しています。実際に運用する際は、通常は1ファイル＝1回の面談として、
別々のテキストファイルに分けて保存してください（本サンプルでは、複数ファイルを
渡したときの「ファイル横断トレンド」機能や、担当者・期限が空欄になるケースを
確認しやすいよう、便宜的に1つのファイルにまとめています）。

- ファイル1・2: 同一の架空メンバー（仮名：鈴木）に関する1on1（担当者・期限が
  明記された約束事項あり）
- ファイル3: 別の架空メンバー（仮名：高橋）に関する評価面談（担当者・期限が
  空欄のまま残る懸念事項と、約束はないが未対応のまま残る事項を含む）

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FILE: 1on1_2026-05-15_suzuki.txt
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日付: 2026年5月15日
種別: 1on1（月次定例）
部署: 営業推進部
参加者: 上司（田中）、メンバー（鈴木）

田中: お疲れ様です。今月の1on1始めますね。最近の業務どうですか。

鈴木: お疲れ様です。正直に言うと、ここ2ヶ月くらいタスクの量が結構多くて、
定時に終わらない日が週に3日くらいあります。

田中: それは知らなかったです。具体的にはどのプロジェクトが重いですか。

鈴木: メインは「プロジェクトX」の資料作成です。あと急な差し込み対応も多くて、
優先順位がつけづらいんですよね。

田中: なるほど。プロジェクトXの資料作成、他のメンバーに一部振ることはできそうですか。

鈴木: できると思います。ただ、引き継ぎの時間も取れていないので、そこも含めて
調整してもらえると助かります。

田中: わかりました。来週水曜日までに、プロジェクトXのタスクの一部を
佐藤さんに引き継げるか私の方で調整して、鈴木さんに連絡します。

鈴木: ありがとうございます、助かります。

田中: あと、最近元気ないように見えるときがあるんですが、体調とか大丈夫ですか。

鈴木: うーん…正直、最近あまりよく眠れていなくて、ちょっと疲れが取れない感じは
あります。でも大丈夫です、休みの日にちゃんと休めば戻ると思います。

田中: 無理しないでくださいね。もし辛いようなら早めに言ってください。

鈴木: はい、ありがとうございます。あと一つ相談なんですが、正直に言うと
最近転職も少し考えていて、知り合いから話を聞いたりはしています。
まだ具体的に動いているわけではないんですけど。

田中: そうだったんですね、話してくれてありがとうございます。今の業務量の話とも
関係していそうなので、そこは次回までに私も対応を考えておきます。

鈴木: お願いします。あと、先月あった新しい評価制度の説明会、あれはすごく
分かりやすくて良かったです。ああいうのはもっとやってほしいです。

田中: それは良かったです。フィードバックとして人事にも伝えておきます。
次回は6月の中旬くらいでいいですか。

鈴木: 大丈夫です、よろしくお願いします。

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FILE: 1on1_2026-06-19_suzuki.txt
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日付: 2026年6月19日
種別: 1on1（月次定例）
部署: 営業推進部
参加者: 上司（田中）、メンバー（鈴木）

田中: お疲れ様です。前回から1ヶ月ですね。まず、前回話していたプロジェクトXの
引き継ぎの件、佐藤さんに一部お願いする形で進みました。その後どうですか、
業務量は落ち着きましたか。

鈴木: 引き継ぎ自体は助かったんですが、正直まだ結構忙しいです。先月とあまり
変わらない感覚があります。

田中: そうですか…引き継いだ分、他のタスクが増えてしまった感じですか。

鈴木: そうですね、差し込み対応がまた増えてしまって。あと、これは前回も
少し話しましたが、転職の件は今も引き続き考えています。今月、実は1社
カジュアル面談を受けました。

田中: 教えてくれてありがとうございます。今の業務量の負荷が理由として大きい
という理解でいいですか。

鈴木: それが一番大きいです。あと、正直に言うと、評価のフィードバックの
タイミングがもう少し早いといいなとは思っています。

田中: なるほど、了解です。業務量の見直しは今月中に改めて私の方でプランを
作って、来月頭の1on1で共有します。評価フィードバックのタイミングについても
合わせて考えます。

（このあとの発言は録音の都合で話者ラベルが取得できていません。文字起こし
ツールの自動判定によるものです。）

最近は前より眠れるようになってきた気がします。前回話した後、少し意識して
早く寝るようにしていて。

そうですか、それは良かったです。無理せず、何かあったらいつでも言ってください。

はい、ありがとうございます。あと一つ、新しく入ったメンバーのオンボーディング
資料、鈴木さんが去年作ってくれたものがすごく役に立ったと新メンバーから
聞きました。ありがとうございます。

それは嬉しいです。ちょっとだけ報われた気がします（笑）。

（参考：前回5月の面談で「転職も少し考えている」という発言がありましたが、
今回は「カジュアル面談を受けた」とより具体的な行動に進んでいます。一方で
「まだ大丈夫です」という趣旨の発言と「引き続き考えている」という発言が
同じ面談内で混在しており、本人の意向がどの程度固まっているかは、この
文字起こしだけからは断定できません。）

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FILE: hyoka_2026-06-30_takahashi.txt
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日付: 2026年6月30日
種別: 評価面談（半期評価）
部署: 制作部
参加者: 上司（伊藤）、メンバー（高橋）

伊藤: お疲れ様です。今日は半期の評価面談ですね。まず自己評価から聞かせてください。

高橋: お疲れ様です。今期は担当した制作案件は期限内に終わらせられたと思っています。
ただ、正直なところ、期の目標設定が抽象的で、何を基準に評価されるのか
最後まであまりよく分からなかったです。

伊藤: そうですか、それは申し訳ないです。具体的にはどのあたりが分かりにくかったですか。

高橋: 「品質向上に貢献する」みたいな目標だったんですが、何をどれくらいやれば
達成なのかの基準が曖昧で。前回の面談でもその話は少ししたと思うんですが、
その後も特に基準が示されないまま今期が終わってしまった感じです。

伊藤: なるほど、それは認識しておきます。すぐにこの場で基準を作り直すとは
言い切れないんですが、少なくとも次期の目標設定のときにはもう少し具体的な
形にできるよう、こちらでも考えてみます。

高橋: お願いします。あと、これは今回初めて言うんですが、最近チーム内での
情報共有がうまくいっていないと感じることがあります。誰がどの案件を
担当しているのか分かりづらくて、確認に時間がかかることがあります。

伊藤: それは初めて聞きました。具体的にどのくらいの頻度でありますか。

高橋: 週に1、2回くらいはあります。ただ、これがチーム全体の問題なのか、
自分の情報の取りに行き方の問題なのか、正直まだ自分でもよく分かっていません。

伊藤: そうですか。今の時点では、どちらが原因かはっきりしないということですね。
分かりました、これは持ち帰って考えさせてください。今日この場で対応方針を
決められるものではなさそうなので。

高橋: はい、それで大丈夫です。あと、全体としては今のチームで働くこと自体は
楽しいと感じています。特に不満というわけではないです。

伊藤: それは良かったです。評価そのものについては、後日、正式な評価シートを
別途お渡しします。今日話した目標設定の分かりにくさと、情報共有の件は、
少し時間をもらって考えます。

高橋: ありがとうございます、よろしくお願いします。

返ってくる出力の後半、Excelワークブックへ貼り付ける23列のCSVは次のようになります。3ファイル分で3行、担当者・期限が決まらなかった評価面談の行は空欄のままです。ここまで同じ形で返ってくれば、プロンプトは正しく動いています。

ファイル名,面談日,面談種別,対象者,部署,面談者,面談目的,発言量の偏り,主な論点,繰り返される課題,ポジティブな変化,懸念・確認事項,事実・推論,根拠発言,出典位置,約束・対応事項,担当者,期限,未対応事項,次回確認質問,確信度,人間レビュー,フォロー状況
"1on1_2026-05-15_suzuki.txt","2026-05-15","1on1","鈴木(仮名)","営業推進部","田中(仮名)","月次定例1on1","鈴木がやや多め(概算:鈴木6割/田中4割)","①業務量過多とプロジェクトXの資料作成 ②プロジェクトXの引き継ぎ相談 ③評価制度説明会への好意的評価 ④体調・睡眠 ⑤転職検討の初期言及","①業務量過多 ②差し込み対応による優先順位のつけづらさ","①新評価制度の説明会が分かりやすかったとの発言","①業務量過多で週3日程度定時に終わらない ②転職を少し検討しており知人から話を聞いている ③睡眠の質低下・疲労感についての発言(診断ではありません)","①明記された事実 ②明記された事実 ③明記された事実","①鈴木:「ここ2ヶ月くらいタスクの量が結構多くて、定時に終わらない日が週に3日くらいあります」 ②鈴木:「最近転職も少し考えていて、知り合いから話を聞いたりはしています。まだ具体的に動いているわけではないんですけど。」 ③鈴木:「最近あまりよく眠れていなくて、ちょっと疲れが取れない感じはあります。」","①1on1_2026-05-15_suzuki.txt/鈴木の発言/前半 ②同ファイル/鈴木の発言/中盤 ③同ファイル/鈴木の発言/中盤","①プロジェクトXの一部タスクを佐藤(仮名)に引き継げるか調整し連絡する","①田中(仮名)","①来週水曜日(具体日は文中に記載なし)","特になし","①業務量の実際の削減効果を次回確認する ②転職検討がどの程度具体化しているか確認する","①高 ②高 ③高","",""
"1on1_2026-06-19_suzuki.txt","2026-06-19","1on1","鈴木(仮名)","営業推進部","田中(仮名)","月次定例1on1","前半は鈴木がやや多め/後半は話者ラベル欠落のため確認できない","①引き継ぎ後も業務量が改善しない ②カジュアル面談を1社受けた ③評価フィードバックのタイミング要望 ④睡眠状況の改善 ⑤過去成果物への感謝","①業務量過多(5月から継続)","①オンボーディング資料が新メンバーに役立ったとのフィードバック","①引き継ぎ後も業務量が先月とあまり変わらず高止まりしている ②転職検討が進みカジュアル面談を1社受けた ③評価フィードバックのタイミングを早めてほしいという要望 ④睡眠状況が前より改善したとの発言(話者ラベル欠落区間、発言者は断定できない)","①明記された事実 ②明記された事実 ③明記された事実 ④混在・要確認","①鈴木:「引き継ぎ自体は助かったんですが、正直まだ結構忙しいです。先月とあまり変わらない感覚があります。」 ②鈴木:「今月、実は1社カジュアル面談を受けました。」 ③鈴木:「評価のフィードバックのタイミングがもう少し早いといいなとは思っています。」 ④話者不明:「最近は前より眠れるようになってきた気がします。前回話した後、少し意識して早く寝るようにしていて。」","①同ファイル/鈴木の発言/前半 ②同ファイル/鈴木の発言/前半 ③同ファイル/鈴木の発言/前半 ④同ファイル/話者不明(話者ラベル欠落区間)/後半","①業務量見直しプランを今月中に作成し来月頭の1on1で共有する","①田中(仮名)","①来月頭の1on1(具体日は文中に記載なし)","①5月に約束された「来週水曜日までの連絡」が期限どおり行われたかは記録からは確認できない(引き継ぎ自体は6月時点で完了・推論)","①業務量見直しプランの内容と効果を確認する ②転職検討・カジュアル面談の状況に変化がないか確認する ③評価フィードバックのタイミング改善の可否を確認する","①高 ②高 ③高 ④中","",""
"hyoka_2026-06-30_takahashi.txt","2026-06-30","評価面談","高橋(仮名)","制作部","伊藤(仮名)","半期評価面談","高橋・伊藤ともに概ね同程度(明確な偏りは確認できない)","①今期の自己評価(案件の期限内完了) ②目標設定の基準が曖昧だったこと ③チーム内の情報共有の課題","①目標設定の基準の曖昧さ(前回面談でも言及があったとの発言)","①今のチームで働くこと自体は楽しいと感じているとの発言","①今期の目標設定の基準が曖昧で評価基準が分かりにくかった ②チーム内の情報共有がうまくいっておらず週1〜2回程度確認に時間がかかっている(原因がチーム全体の問題か本人の情報収集の仕方の問題か本人も判断できていない)","①明記された事実 ②混在・要確認","①高橋:「『品質向上に貢献する』みたいな目標だったんですが、何をどれくらいやれば達成なのかの基準が曖昧で。」 ②高橋:「誰がどの案件を担当しているのか分かりづらくて、確認に時間がかかることがあります。(中略)これがチーム全体の問題なのか、自分の情報の取りに行き方の問題なのか、正直まだ自分でもよく分かっていません。」","①hyoka_2026-06-30_takahashi.txt/高橋の発言/前半 ②同ファイル/高橋の発言/中盤","特になし(伊藤は「持ち帰って考える」と発言したのみで、対応内容・期限は明言されていません)","","","①次期の目標設定基準をより具体的にできないか(伊藤が持ち帰って検討するとした事項・期限の明言なし) ②チーム内の情報共有の課題への対応方針(伊藤が持ち帰って考えるとした事項・期限の明言なし)","①次期の目標設定基準が具体化されたか確認する ②情報共有の課題について伊藤から方針の共有があったか確認する","①高 ②中","",""

6. 分析結果を人間のフォローにつなげる

ワークブックの「フォロー管理」シートは、「分析結果」シートの中から、約束・対応事項や 未対応事項がある行だけを自動的に抽出して一覧表示します。ファイル名・対象者・ 対応事項（または未対応事項）・担当者・期限・次回確認質問・確信度・人間レビュー・ フォロー状況をまとめて見られるため、「結局誰が何をいつまでにやるか」を、 複数の面談を横断して確認できます。

担当者や期限が空欄の行でもエラーは表示されません。空欄は「まだ決まっていない」 という状態として、そのまま一覧に残ります。

7. Excelワークブックへの蓄積方法

  1. AIが出力したANALYSIS_TABLE_CSVを、「分析結果」シートの入力行にそのまま貼り付ける。
  2. 「フォロー管理」「サマリー」の各シートは数式で自動更新される（手入力不要）。
  3. 「観点チェック」シートで、人間が最終確認すべき10項目をチェックする （引用の実在確認、事実と推論の区別、未検証の診断が含まれていないか等）。
  4. 「人間レビュー」「フォロー状況」の列は、確認・対応が進むたびに人間が更新する。

「サマリー」シートには、面談種別の分布、事実／推論の分類、確信度の分布、 人間レビューの状況、フォロー状況、対応中・期限超過の可能性がある件数などが、 行数が増えるたびに自動更新される形で表示されます。行が0件のときも、 グラフ・件数表示は崩れずに「0件」の状態を保ちます。

8. プライバシー・セキュリティ・人間の判断に関する注意

  • 個人契約の無料AIツールに社内の面談記録を入力しないでください。 利用してよいのは 会社が利用を許可している生成AIに限ります。
  • 匿名化は人間の責任で行ってください。 AIは匿名化を代行しません。
  • AIの出力だけを、評価・懲戒・異動・解雇その他の人事上の決定の唯一の根拠に しないでください。 必ず人間が一次情報を確認し、最終判断を行ってください。
  • AIは、健康状態・精神状態・退職の意思を診断・断定するものではありません。 「疲れている」「眠れていない」といった発言の記録はしますが、それをもって 医学的な診断や、検証された退職予測を行うものではありません。
  • 確信度は、あくまで「事実として確認された度合い」の目安です。 業績予測や 退職リスクのスコアではありません。

9. キットの中身とダウンロード

配布キットには、次のファイルが含まれます。

  • prompt.md：本記事で紹介した分析プロンプト本文と使用上の注意
  • sample-transcript.txt：動作確認用の架空文字起こしデータ（3ファイル分）
  • sample-output.md：期待される出力例（Markdownサマリー＋23列CSV）
  • visuals/flow.svg・input.svg・output.svg：全体の流れ・安全な入力方法・ 出力イメージを示す図解（いずれも本キット独自の作図、外部素材・実在データなし）
  • テンプレDL/mojiokoshi-folder-ai-analysis-v2.xlsx：分析結果を蓄積する Excelワークブック（使い方／分析結果／フォロー管理／観点チェック／サマリーの 5シート構成）

このうちプロンプト・サンプルデータ・出力例は、すべて本記事内に掲載しています。 コピーすればそのまま使えるため、ダウンロードは必要ありません。 自社の記録を渡す前に、記事内の「架空データ一式」で一度動かし、出力の形を確かめてください。

図解とExcelワークブックは配布ファイルを準備中です。 プロンプトの出力（ANALYSIS_TABLE_CSV）は23列の標準的なCSVなので、 ワークブックを待たずに、お手元の表計算ソフトへそのまま貼り付けても使えます。

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この記事は実務上の一般的な傾向や論点を整理したものであり、個別の法的判断ではありません。具体的な対応については社会保険労務士・弁護士等の専門家にご確認ください。AIの出力は下書きであり、最終的な判断は必ず人間が行ってください。

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